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La facture électronique ou l’e-facture est une note à payer. Elle est créée et transférée électroniquement. Contrairement au format papier, cette forme de facture réduit le stockage des documents. Il réduit également le risque de perdre une facture. L’e-facture présente de multiples avantages pour les entreprises de même que pour les particuliers. Quelles sont alors les étapes générales pour émettre une facture électronique ?
Création ou usage d’un logiciel de facturation
Comme le nom l’indique, la facture électronique est entièrement digitale. Ainsi, pour l’émission de cette facture, il faut nécessairement passer par un logiciel de facturation. Découvrez sur ce site, www.facture-electronique.com, tout ce qu’il faut savoir sur une facture électronique. En ce qui concerne le logiciel de facturation, vous pouvez soit le créer ou simplement utiliser un logiciel déjà existant. Les logiciels préexistants sont bien efficaces. Ce n’est pas nécessaire de créer un nouveau.
Entrée des informations nécessaires
Le logiciel est disponible. Maintenant, il faut entrer tous les informations nécessaires sur le client et le(s) produit(s) ou services. Vous allez mettre l’adresse du client, le contact, le nombre de commandes de produit ou les différentes prestations de service, le coût des produits, etc. Cette étape est indispensable dans la mesure où elle permet de personnaliser la facture du client. Entrez correctement les informations pour éviter les erreurs sur la facture.
Génération de la facture électronique
Une fois que toutes informations sont ajoutées, vous avez terminé la réalisation de la facture électronique, c’est simple. Maintenant, il faut passer à l’émission de la facture. Sur la plateforme, vous verrez un bouton qui vous permet de télécharger la facture au format PDF, XML, etc. Il vous suffit d’appuyer sur le bouton pour avoir l’e-facture sur votre ordinateur.
Envoie de la facture au client
Une fois la facture générée, la dernière étape consiste à l’envoyer au client. Transmettez le fichier PDF sur l’adresse électronique de l’acheteur. Cela ne prend pas du temps. Sachez qu’ il existe certains logiciels qui permettent d’envoyer en même temps la facture sans l’avoir téléchargé.
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